Nowa ustawa PZP 2026 – co się zmieniło dla zamawiających i wykonawców

Jak zmiany PZP 2026 redefiniują przygotowanie postępowania i obowiązki zamawiających?

Od 1 stycznia 2026 roku podstawowy próg stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych dla zamówień klasycznych udzielanych przez zamawiających publicznych został podniesiony ze 130 000 zł do 170 000 zł. Zmiana wynika z ustawy z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, ogłoszonej w Dz.U. z 2025 r. pod poz. 1173.

Próg 170 000 zł odnosi się do szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT, a nie do kwoty brutto wynikającej z później złożonej oferty. Podstawą obliczenia wartości zamówienia jest całkowite przewidywane wynagrodzenie wykonawcy, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością, bez podatku od towarów i usług.

Zmiana zapewnia zamawiającym większą elastyczność przy realizacji mniejszych zakupów. Nie oznacza jednak, że zamówienia poniżej 170 000 zł mogą być udzielane całkowicie dowolnie. Nadal należy przestrzegać zasad racjonalnego i przejrzystego wydatkowania środków publicznych, uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz wewnętrznych regulaminów zakupowych. W przypadku projektów dofinansowanych mogą dodatkowo obowiązywać wytyczne programu, zasada konkurencyjności albo warunki wynikające z umowy o dofinansowanie.

Dla instytucji zamawiających oznacza to konieczność aktualizacji regulaminów zamówień podprogowych. Należy w szczególności zmienić progi uruchamiające poszczególne procedury, zakres wymaganej dokumentacji, zasady przeprowadzania rozeznania rynku oraz poziomy akceptacji wydatków.

Równolegle od początku 2026 r. obowiązują nowe, niższe progi unijne oraz nowy kurs służący do przeliczania wartości zamówień. Średni kurs euro dla zamówień publicznych na lata 2026–2027 wynosi 4,31 zł.

Ważną zmianą jest doprecyzowanie kategorii zamawiających objętych progiem 140 000 euro. Nie chodzi już ogólnie o wszystkie jednostki sektora finansów publicznych, lecz o instytucje administracji centralnej wymienione w załączniku I do dyrektywy 2014/24/UE. Dla samorządów, jednostek lokalnych i większości pozostałych zamawiających publicznych właściwy będzie próg 216 000 euro.

Nowelizacja ustawy PZP zmieniła również art. 83 dotyczący analizy potrzeb i wymagań. Obowiązek ten nie dotyczy jednak każdego zakupu ani każdego postępowania. Analizę potrzeb i wymagań sporządza zamawiający publiczny przed wszczęciem postępowania, którego wartość jest równa progom unijnym albo je przekracza.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 83 ust. 2 pkt 2 lit. c PZP rozeznanie rynku powinno uwzględniać także aspekt podniesienia konkurencyjności postępowania. Dodatkowo analiza ma wskazywać warunki zamówienia sprzyjające zwiększeniu konkurencyjności, jeżeli zamawiający planuje zastosowanie konkurencyjnego trybu udzielenia zamówienia.

W praktyce zamawiający powinien odpowiedzieć między innymi na następujące pytania:

• ilu wykonawców jest realnie zdolnych do realizacji zamówienia;
• czy warunki udziału nie są nadmierne w stosunku do przedmiotu zamówienia;
• czy zamówienie można podzielić na części;
• czy wymagany termin realizacji nie ogranicza konkurencji;
• czy opis przedmiotu zamówienia nie wskazuje pośrednio na jednego producenta albo technologię;
• jakie bariery mogą utrudniać udział mniejszym wykonawcom.

Przepisy nie nakazują bezpośredniego uprzywilejowania przedsiębiorstw z sektora MŚP. Nakazują natomiast przeanalizowanie warunków sprzyjających konkurencyjności, co w praktyce może ułatwić mniejszym firmom dostęp do postępowań.

Istotną zmianą będzie również uruchomienie systemu certyfikacji wykonawców. Zasadnicza część ustawy o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych wejdzie w życie 12 lipca 2026 r. Certyfikacja pozostanie dobrowolna, ale umożliwi wykonawcy potwierdzanie za pomocą jednego certyfikatu między innymi braku podstaw wykluczenia albo posiadania określonych zdolności i zasobów. Certyfikaty mają być wydawane na okres od roku do trzech lat.

Nie oznacza to całkowitego wyeliminowania dokumentacji przetargowej. Certyfikat może jednak zastąpić część podmiotowych środków dowodowych i ograniczyć konieczność wielokrotnego przedstawiania tych samych dokumentów w kolejnych postępowaniach.

Co nowelizacja PZP oznacza dla wykonawców z państw trzecich i zasad bezpieczeństwa?

Zmiany obowiązujące od 9 września 2025 r. uwzględniają orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczące dostępu podmiotów zagranicznych do europejskiego rynku zamówień publicznych.

Nowe art. 16a i 16b PZP nie dotyczą wszystkich wykonawców spoza Unii Europejskiej. Ograniczenia odnoszą się do wykonawców z państw trzecich, które:

• nie są stroną Porozumienia Światowej Organizacji Handlu w sprawie zamówień rządowych – GPA;
• nie zawarły z Unią Europejską innej umowy międzynarodowej gwarantującej na zasadzie wzajemności i równości dostęp do rynku zamówień publicznych.

Wykonawcy z państw objętych GPA albo odpowiednią umową z Unią Europejską nadal korzystają z gwarantowanego dostępu do rynku – w zakresie wynikającym z danego porozumienia.

W odniesieniu do wykonawców z państw nieobjętych takimi umowami zamawiający decyduje, czy dopuści ich do udziału w postępowaniu. Decyzja powinna zostać odpowiednio odzwierciedlona w ogłoszeniu albo dokumentach zamówienia.

Jeżeli zamawiający dopuści takich wykonawców, może określić wobec nich, a także wobec robót budowlanych, dostaw lub usług pochodzących z tych państw, warunki mniej korzystne niż wobec podmiotów korzystających z gwarantowanego dostępu do rynku Unii Europejskiej.

Regulacje obejmują nie tylko bezpośredniego wykonawcę. Zamawiający może również określić zasady odnoszące się do:

• konsorcjantów pochodzących z państw trzecich;
• podmiotów udostępniających wykonawcy swoje zasoby;
• podwykonawców i dalszych podwykonawców;
• produktów, dostaw, usług albo robót budowlanych pochodzących z określonych państw.

Wykonawcy z państw trzecich nieobjętych odpowiednimi umowami międzynarodowymi nie mają również dostępu do środków ochrony prawnej przewidzianych w dziale IX PZP. Wynika to z art. 505 ust. 1a ustawy. Ograniczenie to nie może być jednak automatycznie odnoszone do każdego podmiotu mającego siedzibę poza Unią Europejską.

Kolejnym elementem zmian są nowe zasady dotyczące cyberbezpieczeństwa. Od 3 kwietnia 2026 r. funkcjonują dwie istotne podstawy odrzucenia ofert obejmujących określone produkty, usługi lub procesy ICT.

Pierwsza z nich, określona w art. 226 ust. 1 pkt 17 PZP, odnosi się do produktów ICT, usług ICT lub procesów ICT wskazanych w rekomendacji stwierdzającej ich negatywny wpływ na podstawowy interes bezpieczeństwa państwa.

Druga, określona w art. 226 ust. 1 pkt 19 PZP, dotyczy ofert obejmujących produkty, usługi lub procesy ICT objęte decyzją o uznaniu konkretnego dostawcy za dostawcę wysokiego ryzyka.

Nie oznacza to, że zamawiający ma odrzucać każdą ofertę zawierającą sprzęt albo usługę informatyczną pochodzącą z określonego państwa. Obowiązek odrzucenia powstaje dopiero wtedy, gdy:

• została wydana odpowiednia rekomendacja albo decyzja administracyjna;
• oferta obejmuje produkt, usługę lub proces ICT wskazany w tej rekomendacji albo decyzji;
• zachodzi zakres zastosowania określony w przepisach o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.

Decyzje o uznaniu dostawcy za dostawcę wysokiego ryzyka mają być ogłaszane w Monitorze Polskim oraz publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji. Zamawiający realizujący zakupy ICT powinni zatem wprowadzić procedurę regularnego sprawdzania aktualnych rekomendacji i decyzji przed zakończeniem badania ofert.

Ważne: nowe podstawy odrzucenia ofert związane z cyberbezpieczeństwem mogą mieć zastosowanie także do postępowań wszczętych przed 3 kwietnia 2026 r., jeżeli w tym dniu nie zostały jeszcze zakończone. Urząd Zamówień Publicznych wskazał wprost takie zastosowanie w odniesieniu do zmienionego pkt 17 oraz nowego pkt 19 art. 226 ust. 1 PZP.

W jaki sposób nowe przepisy zmieniają procedury odwoławcze i rozprawy zdalne przed KIO?

Od 13 marca 2026 r. postępowania odwoławcze przed Krajową Izbą Odwoławczą podlegają nowym zasadom dotyczącym elektronizacji, prowadzenia rozpraw oraz przedstawiania dowodów.

Prezes KIO, wyznaczając termin rozpoznania odwołania, może zarządzić przeprowadzenie zdalnej rozprawy albo zdalnego posiedzenia. Nie jest to jednak swobodny wybór wykonawcy, zamawiającego ani pełnomocnika. Decyzję o zastosowaniu trybu zdalnego podejmuje Prezes Izby.

Podczas rozprawy zdalnej skład orzekający i protokolant pozostają na sali rozpraw, natomiast strony, uczestnicy i ich pełnomocnicy mogą brać udział przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Warunkiem jest zapewnienie prawidłowego przebiegu postępowania oraz pełnej ochrony praw procesowych stron.

Przed udziałem w rozprawie należy zweryfikować oficjalne wymagania techniczne, jakość połączenia internetowego, działanie kamery i mikrofonu oraz możliwość przekazywania dokumentów w postaci elektronicznej.

Najpoważniejszą zmianą procesową jest nowe brzmienie art. 535 PZP. Co do zasady dowody powinny zostać przedstawione:

• wraz z odwołaniem;
• wraz z odpowiedzią na odwołanie;
• wraz ze zgłoszeniem przystąpienia;
• albo wraz z innym pismem wniesionym najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień wyznaczonej rozprawy lub posiedzenia.

Spóźnienie może skutkować utratą prawa powoływania danego dowodu w toku postępowania odwoławczego. Nie oznacza to jednak bezwzględnego zakazu przedstawienia każdego nowego dowodu na rozprawie.

Art. 535 ust. 2 PZP przewiduje wyjątek. Dowód może zostać przedstawiony do zamknięcia rozprawy, jeżeli jego wcześniejsze pozyskanie nie było możliwe albo konieczność jego powołania powstała dopiero w toku postępowania odwoławczego.

Nie należy również utożsamiać prekluzji dowodowej z całkowitym zakazem składania wypowiedzi procesowych na rozprawie. Rygor ustawowy koncentruje się na dowodach. W praktyce jednak późne przedstawienie istotnych twierdzeń może utrudnić ich skuteczne wykazanie, dlatego strategia odwoławcza powinna być przygotowana od początku sprawy.

Nowelizacja wymusza zmianę sposobu pracy działów ofertowych i pełnomocników. Nie wystarczy już przygotowanie samego odwołania, a następnie kompletowanie najważniejszych dokumentów bezpośrednio przed rozprawą.

Rekomendowany schemat działania obejmuje:

• zabezpieczenie całej dokumentacji źródłowej niezwłocznie po powzięciu informacji o kwestionowanej czynności zamawiającego;
• przygotowanie listy faktów, które muszą zostać udowodnione;
• przypisanie konkretnego dowodu do każdego podnoszonego zarzutu;
• dołączenie dostępnych dowodów już do odwołania, odpowiedzi albo przystąpienia;
• wysyłanie dodatkowych pism i dowodów z odpowiednim wyprzedzeniem, bez oczekiwania do ostatniego dopuszczalnego dnia;
• zachowanie potwierdzeń skutecznego wniesienia korespondencji;
• sprawdzenie wymogów technicznych przed zdalną rozprawą.

Od 13 marca 2026 r. zmieniły się również zasady komunikacji elektronicznej z KIO. W nowych postępowaniach nie można zakładać, że skutecznym kanałem wniesienia odwołania albo zgłoszenia przystąpienia pozostaje dotychczas wykorzystywany ePUAP. Należy każdorazowo sprawdzić aktualne informacje Prezesa KIO dotyczące e-Doręczeń, formatu dokumentów, podpisów oraz dopuszczalnych kanałów komunikacji.

Warto również pamiętać, że nowe rozwiązania nie mają zastosowania:

• do postępowań odwoławczych wszczętych przed 13 marca 2026 r.;
• do postępowań odwoławczych wszczętych po tej dacie, jeżeli dotyczą postępowania o udzielenie zamówienia albo konkursu wszczętego przed 13 marca 2026 r.

Które przetargi obejmują przepisy przejściowe PZP i gdzie szukać wiarygodnych materiałów?

Przepisy przejściowe nie opierają się na jednej uniwersalnej zasadzie wspólnej dla wszystkich zmian. Każdą nowelizację należy analizować oddzielnie.

W odniesieniu do podwyższenia progu do 170 000 zł podstawowym kryterium pozostaje moment wszczęcia postępowania. Jeżeli postępowanie zostało wszczęte przed 1 stycznia 2026 r., stosuje się przepisy dotychczasowe, nawet jeżeli otwarcie ofert, wybór wykonawcy albo podpisanie umowy następuje już w 2026 r.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku wykonawców z państw trzecich. Do postępowań wszczętych przed 9 września 2025 r. stosuje się zasadniczo przepisy dotychczasowe, ale zamawiający może do zakończenia postępowania odrzucić ofertę lub wniosek złożony przez wykonawcę z państwa nieobjętego odpowiednią umową międzynarodową. Dotyczy to nawet sytuacji, w której pierwotne dokumenty zamówienia nie przewidywały takiego ograniczenia.

W przypadku cyberbezpieczeństwa Urząd Zamówień Publicznych przyjął, że nowe podstawy odrzucenia mogą działać również w postępowaniach będących w toku 3 kwietnia 2026 r. Zamawiający nie może więc ograniczyć sprawdzenia wyłącznie do stanu prawnego obowiązującego w dniu publikacji ogłoszenia.

Aktualnych informacji należy szukać przede wszystkim w:

• Elektronicznym Dzienniku Ustaw i systemie ELI;
• Monitorze Polskim – w szczególności w odniesieniu do progów unijnych i decyzji dotyczących dostawców wysokiego ryzyka;
• komunikatach i opracowaniach Urzędu Zamówień Publicznych;
• oficjalnych informacjach Prezesa KIO;
• bazie orzeczeń KIO;
• bazie EUR-Lex i orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Nie należy opierać aktualnego stanu prawnego wyłącznie na tekście jednolitym ustawy z 2024 r. Obowiązujący tekst PZP należy czytać z uwzględnieniem późniejszych nowelizacji. W maju 2026 r. ogłoszono również nowy tekst jednolity ustawy Prawo zamówień publicznych.

Podsumowanie: Jak przygotować się na zmiany w prawie zamówień publicznych w 2026 roku?

Funkcjonowanie na rynku zamówień publicznych w 2026 roku wymaga aktualizacji nie tylko pojedynczych formularzy, lecz całych procesów operacyjnych.

Przewagę na rynku zyskują organizacje, które potrafią nie tylko znać nowe przepisy, ale również przełożyć je na konkretne procedury, wzory dokumentów i odpowiedzialność poszczególnych osób.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Przed zastosowaniem przepisów w konkretnym postępowaniu należy każdorazowo zweryfikować aktualny stan prawny oraz właściwe przepisy przejściowe.